§ 1.Het beheerscomité van het Centraal register voor de beslissingen van de rechterlijke orde en van het videoconferentiesysteem van Justitie bedoeld in artikel 782, § 6, van het Gerechtelijk Wetboek, hierna "de beheerder" genoemd, beheert het videoconferentiesysteem.
De vertegenwoordigers bedoeld in artikel 782, § 6, tweede lid, 4°, van het Gerechtelijk Wetboek hebben stemrecht in de aangelegenheden die betrekking hebben op de inzet van de middelen, de technische aspecten en de voor het publiek toegankelijke onderdelen van het videoconferentiesysteem, in zoverre deze laatsten geen invloed hebben op de inhoud van de zitting. Zij zetelen als waarnemer in aangelegenheden die louter betrekking hebben op de interne werking van de rechterlijke orde.
§ 2.De beheerder staat in voor de inrichting, het beheer en de controle van de werking van het videoconferentiesysteem. Hij heeft in het bijzonder als opdracht:
1°het bewaken van het respecteren van de doelen van het videoconferentiesysteem;
2°het toezien op de werking van het videoconferentiesysteem, met inbegrip van het toezicht op het toegangsbeleid en het uitoefenen van de controle hierop;
3°het toezien op de technische infrastructuur van het videoconferentiesysteem;
4°het regelmatig verslag uitbrengen over de werking van het videoconferentiesysteem en over de uitoefening van de opdrachten bedoeld in de bepalingen onder 1° tot 3°.
Het verslag bedoeld in het tweede lid, 4°, wordt jaarlijks neergelegd bij de minister van Justitie en bij de functionaris voor gegevensbescherming bedoeld in paragraaf 3, tweede lid. Het verslag is openbaar.
§ 3.De in de beheerder vertegenwoordigde entiteiten bedoeld in artikel 782, § 6, tweede lid, 1° tot 4°, van het Gerechtelijk Wetboek treden met betrekking tot het videoconferentiesysteem op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel 26, 8°, en overeenkomstig artikel 52 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken stellen in overleg een functionaris voor de gegevensbescherming aan.
De in het eerste lid bedoelde entiteiten dragen geen verwerkingsverantwoordeljikheid in de aangelegenheden waarin zij zetelen als waarnemer.
Hij die, in welke hoedanigheid ook, deelneemt aan de verwerking van de gegevens bedoeld in paragraaf 4, eerste lid, of wegens zijn functie kennis heeft van zo'n gegevens, is gehouden om hun vertrouwelijk karakter te respecteren. De niet-naleving van deze verplichting wordt bestraft overeenkomstig artikel 352 van het Strafwetboek.
§ 4.Het gebruik van het videoconferentiesysteem vereist de verwerking van de volgende categorieën van gegevens:
1°Voor elke natuurlijke persoon:
a)de naam en voorna(a)m(en);
b)de hoedanigheid waarin wordt deelgenomen aan de zitting;
c)in voorkomend geval, de geboortedatum en -plaats;
d)in voorkomend geval, de woonplaats onverminderd de artikelen 75ter, 155ter en 297, of voor de leden van de rechterlijke orde, het dienstadres of het adres waarop zij gewoonlijk hun beroep uitoefenen;
e)in voorkomend geval, het rijksregister- of bisregisternummer;
f)in voorkomend geval, het ondernemingsnummer van de onderneming die hij vertegenwoordigt;
g)in voorkomend geval, het adres van de zetel van de onderneming die hij vertegenwoordigt;
h)in voorkomend geval, de unieke referentie van de advocaat;
2°voor elke gebruiker, de metagegevens gegenereerd door de connectie met het videoconferentiesysteem;
3°de afbeelding en de stem van de personen die deelnemen aan de zitting;
4°de gegevens, met inbegrip van de persoonsgegevens, meegedeeld in de loop van de zitting;
5°de gegevens betreffende de zitting waaraan wordt deelgenomen en het uniek identificatienummer van het dossier dat ter zitting wordt behandeld.
Het eerste lid, 1°, c) en e) tot h), is niet van toepassing op leden van de rechterlijke orde.
De Koning verduidelijkt, na advies van de beheerder en het College van het openbaar ministerie, de gegevens van de bovenvermelde categorieën die verwerkt worden in het kader van het gebruik van het videoconferentiesysteem.
§ 5.Behoudens de bij wet bedoelde uitzonderingen, worden de gegevens bedoeld in paragraaf 4, eerste lid, 1° en 2°, voor doeleinden van latere controle en bewijs van daadwerkelijke deelname van een persoon aan de zitting bewaard door de beheerder tot uitputting van alle gewone rechtsmiddelen en van de voorziening in cassatie. De gegevens bedoeld in paragraaf 4 worden eveneens bewaard voor een periode van vijf jaar voor statistische doeleinden met het oog op het evalueren van het videoconferentiesysteem en het gebruik ervan. Bij de daaropvolgende verwerking voor statistische doeleinden respecteert de beheerder de waarborgen vastgelegd door de artikelen 188 tot 208 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.
Toegang tot de gegevens bedoeld in het eerste lid is alleen toegestaan aan:
1°de beheerder, voor de uitvoering van de in paragraaf 2, eerste lid, bedoelde opdrachten;
2°de per videoconferentie verschijnende personen, elk voor wat hen aanbelangt.