Afdeling 6 Informatie en communicatie

Onverminderd andere wettelijke bepalingen maakt elke beheersvennootschap op haar internetpagina op een duidelijk leesbare plaats en met duidelijke verwijzing in het hoofdmenu van de internetpagina op zijn minst de volgende informatie openbaar en houdt deze actueel:

1°haar statuten;

2°haar lidmaatschapsvoorwaarden en de voorwaarden voor beëindiging of terugtrekking van de machtiging tot beheer van rechten, indien deze niet zijn opgenomen in het statuut;

3°standaardlicentieovereenkomsten en normaal toepasselijke tarieven, inclusief kortingen;

4°de lijst met personen die de activiteiten van de beheersvennootschap beheren;

5°haar algemene beleid inzake verdeling van de aan rechthebbenden verschuldigde bedragen;

6°haar algemene beleid inzake beheerkosten;

7°haar algemene beleid inzake inhoudingen, voor andere doeleinden dan deze met betrekking tot beheerkosten, op rechteninkomsten en op enig ander inkomen voortvloeiend uit de belegging van rechteninkomsten, met inbegrip van inhoudingen ten behoeve van sociale, culturele en educatieve doeleinden;

8°een lijst met door haar gesloten vertegenwoordigingsovereenkomsten, en de namen van de beheersvennootschappen en de collectieve beheerorganisaties waarmee deze vertegenwoordigingsovereenkomsten zijn gesloten;

9°haar algemene beleid inzake de verdeling van op grond van artikel XI.254, niet-verdeelbare bedragen;

10°de overeenkomstig de artikelen XI.273/1 en XI.273/12, beschikbare procedures voor klachtenafhandeling en geschillenbeslechting.

Elke beheersvennootschap maakt, in antwoord op een naar behoren gemotiveerd verzoek, op elektronische wijze en zonder onnodige vertraging op zijn minst de volgende informatie bekend aan iedere beheersvennootschap of iedere collectieve beheerorganisatie namens wie zij rechten beheert op grond van een vertegenwoordigingsovereenkomst of aan iedere rechthebbende of iedere gebruiker:

1°de werken of prestaties die zij beheert, de rechten die zij direct of krachtens een vertegenwoordigingsovereenkomst beheert en het grondgebied dat zij bestrijkt, of

2°wanneer wegens de reikwijdte van de activiteiten van de beheersvennootschap dergelijke soorten van werken of prestaties niet kunnen worden vastgesteld, de soorten werken of prestaties die zij vertegenwoordigt, de rechten die zij beheert en de grondgebieden die zij bestrijkt.

Onverminderd de informatie die medegedeeld moet worden krachtens de wetten en de statuten, kan elke vennoot of zijn gemachtigde, binnen een maand te rekenen van de dag van zijn verzoek, een afschrift krijgen van de stukken van de laatste drie jaren die betrekking hebben op:

1°de door de algemene vergadering goedgekeurde jaarrekeningen en de financiële structuur van de vennootschap;

2°de bijgewerkte lijst van de bestuurders;

3°de verslagen van de raad van bestuur en van de commissaris-revisor aan de algemene vergadering;

4°de tekst van en de toelichting bij de aan de algemene vergadering voorgestelde resoluties, alsmede alle inlichtingen betreffende de kandidaten voor de raad van bestuur;

5°het door de commissaris-revisor voor juist verklaarde totale bedrag van de bezoldigingen, forfaitaire kosten en voordelen van welke aard ook, die werden uitgekeerd aan de bestuurders;

6°de geactualiseerde tarieven van de vennootschap;

7°de bestemming van de sommen die, overeenkomstig de artikelen XI.178, § 3, en XI.254, verdeeld moesten worden.

§ 1.De beheersvennootschappen maken ten minste eenmaal per jaar de volgende informatie bekend aan elke rechthebbende ten gunste van wie zij rechteninkomsten heeft verdeeld of betalingen heeft gedaan in de periode waarop de informatie betrekking heeft:

1°de contactgegevens voor het gebruik waarvan de rechthebbende de beheersvennootschap heeft gemachtigd, om de rechthebbende te identificeren en te lokaliseren;

2°de aan de rechthebbende toegewezen rechteninkomsten;

3°de door de beheersvennootschap aan de rechthebbende betaalde bedragen per beheerde rechtencategorie en per soort gebruik;

4°de periode waarin het gebruik waarvoor bedragen zijn toegewezen en betaald aan de rechthebbende, heeft plaatsgevonden, tenzij objectieve redenen in verband met de verslaglegging door gebruikers de beheersvennootschap ervan weerhouden deze informatie te verstrekken;

5°bedragen die zijn ingehouden met betrekking tot beheerkosten;

6°bedragen die zijn ingehouden voor andere doeleinden dan met betrekking tot beheerskosten, met inbegrip van inhoudingen voor sociale, culturele of educatieve doeleinden, bedoeld in artikel XI.258;

7°de eventuele rechteninkomsten toegewezen aan een rechthebbende die voor enige periode onbetaald blijven;

8°bijkomende informatie zoals eventueel bepaald door de Koning, na overleg met de Commissie voor de Boekhoudkundige Normen, het Instituut van de Bedrijfsrevisoren en de beheersvennootschappen die zetelen in het overlegcomité ingesteld door artikel XI.282 en onverminderd andere wettelijke bepalingen.

§ 2.Wanneer een beheersvennootschap rechteninkomsten toewijst en als vennoten entiteiten heeft die verantwoordelijk zijn voor de verdeling van rechteninkomsten aan de rechthebbenden, verstrekt de beheersvennootschap de in de paragraaf 1 opgesomde informatie aan die entiteiten mits zij deze informatie niet in hun bezit hebben. De entiteiten maken ten minste eenmaal per jaar op zijn minst de in paragraaf 1 opgesomde informatie bekend aan elke rechthebbende aan wie zij inkomsten uit rechten hebben toegewezen of betalingen hebben gedaan in de periode waarop de informatie betrekking heeft.

De beheersvennootschappen maken minimaal eenmaal per jaar en op elektronische wijze aan beheersvennootschappen of collectieve beheerorganisaties namens wie zij rechten beheren op grond van een vertegenwoordigingsovereenkomst, voor de periode waarop de informatie betrekking heeft, ten minste de volgende informatie bekend:

1°de toegewezen rechteninkomsten, de door de beheersvennootschap betaalde bedragen per beheerde rechtencategorie en soort gebruik voor de rechten die zij beheren op grond van de vertegenwoordigingsovereenkomst, en rechteninkomsten toegewezen aan een rechthebbende die voor enige periode onbetaald blijven;

2°bedragen die zijn ingehouden met betrekking tot beheerkosten;

3°de bedragen die zijn ingehouden voor andere doeleinden dan met betrekking tot beheerkosten, zoals bedoeld in artikel XI.260;

4°informatie over elke verleende of geweigerde licentie met betrekking tot werken en prestaties die worden bestreken door de vertegenwoordigingsovereenkomst;

5°door de algemene vergadering van vennoten genomen besluiten voor zover deze besluiten relevant zijn voor het beheer van de rechten op grond van de vertegenwoordigingsovereenkomst.

Na overleg met de beheersvennootschappen, de organisaties die de debiteuren van de rechten vertegenwoordigen en de organisaties die de consumenten vertegenwoordigen, die zetelen in het overlegcomité ingesteld door artikel XI.282, bepaalt de Koning:

1°de minimuminformatie die de documenten betreffende de inning van rechten die door de beheersvennootschappen ter kennis van het publiek worden gebracht onverminderd andere wettelijke bepalingen moeten bevatten;

2°de minimuminformatie die de facturen afkomstig van de beheersvennootschappen onverminderd andere wettelijke bepalingen moeten bevatten.

De Koning kan een onderscheid maken betreffende de minimuminformatie bepaald in het eerste lid, 1° en 2° in functie van de betrokken rechten.

Niettegenstaande iedere andersluidende bepaling brengen de beheersvennootschappen de Controledienst op de hoogte van de voorstellen tot wijziging van de statuten, de lidmaatschapsvoorwaarden en de tarifering-, inning- of verdelingregels minstens zestig dagen vóór onderzoek ervan door het bevoegde orgaan.

De Controledienst kan eisen dat de opmerkingen die hij over die voorstellen maakt, ter kennis van het bevoegde orgaan van de vennootschap worden gebracht. Deze opmerkingen en de desbetreffende antwoorden moeten worden opgenomen in het proces-verbaal van het bevoegde orgaan.

De beheersvennootschappen bezorgen aan de Controledienst bij wijzigingen een gecoördineerde en bijgewerkte versie van hun tariferings-, innings- en verdelingsregels.